با استعانت از خداوند متعال و برابر برنامه‌ریزی‌های انجام شده، انشاءا... عملیات ثبت‌نام و اعزام معتمرین عزیز طی دو مرحله بشرح ذیل اعلام و آغاز می‌گردد.

 مرحله اول:گروه‌های اعزامی از نیمه دوم ماه صفر از 1392/10/01 لغایت دهه سوم جمادی‌الاول تا 1393/01/07 

 مرحله دوم: گروه‌های اعزامی در دهه سوم جمادی‌‌الاول 1393/01/08 لغایت دهه سوم شعبان1393/04/06

ازاین‌رو پذیرش متقاضیان دارای اولویت تشرف در گروه‌های مرحله اول از تاریخ 1392/09/06 به ترتیب در هراستان  برابراطلاعیه‌هایی خواهد بود که متعاقباً ازسوی هریک از مدیریت های حج و زیارت استان در جراید محلی و استانی اعلام و آغاز می‌گردد.

   ضمناً جزئیات گروه‌های مرحله دوم،  به‌همراه ضوابط و شرایط ثبت‌نام مربوطه در بهمن ماه سال جاری برابر اطلاعیه‌های مربوطه اعلام خواهد شد.

الف/ مشمولین ثبت‌نام و تشرف مرحله اول:

1-دارندگان اولویت های 1 تا300 بانک ملت که در ثبت‌نام عمومی سال 1387 شرکت نموده و کارت ثبت‌نامی معتبر در دست دارند.

2- آندسته از دارندگان قبوض قدیمی بانک ملی ثبت‌نامی تا 1386/01/05 که برابر اطلاعیه‌ها و فراخوان سازمان نسبت به تبدیل قبوض مذکور به سپرده‌گذاری جدید قبلاً اقدام نموده و اینک کارت ثبت‌نامی جدید در دست دارند.

لازم به توضیح است که به دارندگان قبوض قدیمی بانک ملی (تا تاریخ 1386/01/05)که تاکنون برای تبدیل آن خود به کارت ثبت‌نامی جدید اقدام ننموده‌اند تأکید می‌گردد از تاریخ 2/9/1392 به مدت سه ماه فرصت خواهند داشت تا با مراجعه به شعب بانک ملی ایران نسبت به تبدیل قبوض خود اقدام نمایند؛ بدیهی است امکان ثبت‌نام در گروه‌های عمره قبل از تبدیل وجود نخواهد داشت.

تذکر مهم: به کلیه مشمولین تشرف درعمره جاری(بند 1 و 2) که حداقل طی دو سال اخیر برای تشرف فراخوان و مشرف نگردیدند، تأکید و توصیه جدی می‌گردد در سال جاری برای تشرف به گروه‌های اعلامی مراجعه و اقدام به ثبت‌نام نمایند. بدیهی است درصورت عدم مراجعه سازمان برابر مندرجات پشت کارت ثبت‌نامی برای آنان در آینده تصمیم‌گیری خواهد نمود.

کلیه افراد بند های فوق الذکر که در سالهای قبل اقدام به ثبت‌نام نزد کارگزاران مجاز نموده ولی به علتی مشرف نشده‌اند و وجوه آنان نزد یکی از شرکت‌های مجاز از طرف سازمان یا بانک بوده و بستانکار
می باشند قبل از مراجعه به دفاتر خدمات زیارتی در روز ثبت‌نام حتماً نسبت به اخذ تأییدیه از دفاتر حج و زیارت در استان اقدام و قبض خود را در شعب بانک مربوطه پایدار نمایند.

توضیح مهم:تشرف معتمرین در هر زمان منوط به صدور به موقع روادید از سوی سفارت کشور عربستان سعودی در ایران و تأیید جداول پروازی می باشد.

ب/تاریخ پذیرش مشمولین تشرف:

1-    اسامی و نشانی دفاتر زیارتی مجاز به همراه تاریخ پرواز،گروه قیمتی و هزینه آن و سایر اطلاعات لازم در هر استان توسط دفاتر حج و زیارت استان در روز دوشنبه به تاریخ 1392/09/04 و استان های تهران، البرز، قم و قزوین در روز چهارشنبه به تاریخ 1392/09/06 از طریق جراید و رسانه های محلی اعلام و تاریخ و نحوه پذیرش متقاضیان نیز برابر زمان‌بندی مربوط هر استان، در دفاتر زیارتی آغاز خواهد شد.

2-    تاقبل از اعلام رسمی دفاتر خدمات زیارتی در جراید، هیچ یک از این دفاتر مجاز به پذیرش متقاضیان و اخذ مدارک از آنان به هیچ وجه و تحت عناوین ذخیره، لیست انتظار و ... نبوده و ثبت‌نام فقط در روز و ساعت اعلام شده از سوی دفتر حج و زیارت استانها با حضور ناظرین مربوط انجام خواهد شد.

لازم به ذکر است چنانچه واجدین شرایط در مهلت مقرر(برابر اطلاعیه استانی دفاتر حج و زیارت) جهت مراجعه واجدین شرایط برای ثبت‌نام و تکمیل ظرفیت های پروازی اقدام ننمایند سازمان حج و زیارت با دعوت از اولویت های بعدی نسبت به تکمیل ظرفیت گروه ها اقدام خواهند نمود. ازاین رو از هم اکنون توصیه می گردد که متقاضیان ظرف مهلتی که تعیین می گردد به دفاتر خدمات زیارتی مجاز در سطح استان/شهرستان مربوط مراجعه و در گروه و تاریخ مورد نظرشان ثبت‌نام نمایند.

ج/ نحوه ثبت‌نام و مدارک لازم:

1- تشرف معتمرین با گذرنامه عادی(باحداقل 7 ماه اعتبار از تاریخ پرواز گروه وداشتن حداقل 2 صفحه خالی مقابل هم)خواهد بود؛ دریافت گذرنامه جدید و همچنین پرداخت عوارض خروج از کشور به عهده متقاضی بوده و اخذگذرنامه انفرادی برای سایرافراد خانواده(فرزندان دختروپسرکه درزمان پرواز17سال تمام داشته باشند )الزامیست.

2-متقاضی با مراجعه به هریک از دفاتر خدمات زیارتی امکان انتخاب گروه و تاریخ پرواز مورد نظر خود را دارد ازاین رو توصیه می گردد افراد واجد شرایط با مراجعه به نزدیکترین دفتر زیارتی(محل سکونت یا کار) نسبت به انتخاب گروه و رزروجا در ظرفیت خالی گروهها اقدام نماید.

هنگام مراجعه اولیه به کارگزار مبداء(رزروکننده) اصل کارت ثبت‌نامی بانکی دارای اولویت به همراه کارت یا شماره ملی و سایر مدارکی که در اطلاعیه های استانی ذکر می‌گردد را جهت خود و همراهان درجه اول(همسر-فرزند-پدر- مادر- برادر- خواهر) ارائه نموده و برگه ذخیره جا را دریافت نمایید.

لازم است متقاضیان مندرجات برگه رزرواسیون(ذخیره جا) را بدقت مطالعه نموده و طبق مفاد مطالب ذکر شده ادامه فرآیند را به‌موقع دنبال نمایند.

توضیح مهم: برای متقاضیانی که اقدام به ثبت‌نام در پروازهای یک ماه نخست عملیات می نمایند ارائه اصل گذرنامه دارای اعتبار الزامی بوده و در اسرع وقت می بایست مراحل بعدی ثبت‌نام را دنبال و ثبت‌نام خود را قطعی نمایند.

3- با توجه به اینکه ظرفیت هر گروه تعیین و قابلیت افزایش ندارد، لذا هنگام مراجعه به دفتر زیارتی به نحوی اقدام شود که جهت خود و همراهان و سایر افرادی که تمایل دارند باهم مشرف شوند واولویت تشرف نیز دارند ثبت‌نام و رزروجاانجام دهند زیرا پس از تکمیل ظرفیت گروه، افزایش ظرفیت مقدور نمی باشد از اینرو هنگام ثبت‌نام اولیه (رزرو) دقت لازم را مبذول نموده و مندرجات برگه رزروجارا مطالعه فرمایند.

4- خروج از کشور مشمولین وظیفه عمومی و پرسنل نیروهای مسلح تابع مقررات مربوطه خواهد بود از اینرو ثبت‌نام آنان در پروازهای نخستین ماه از اعزام منوط به هماهنگی لازم و ارائه گذرنامه معتبر و یا دارای اجازه خروج ازکشور خواهد بود.

تذکرات مهم

1- امکان انجام ثبت‌نام اولیه و رزرو جا در کلیه دفاتر زیارتی مجاز سطح استان که در جراید محلی از سوی دفاتر حج و زیارت منتشر می شود وجود دارد لیکن قطعی نمودن ثبت‌نام منوط به مراجعه بموقع به کارگزار مقصد در مهلت تعیین شده خواهد بود (برابر مفاد برگه رزروجا)

2- هزینه های سفر مشمولین تشرف که بخش اصلی آن شامل هزینه ارزی و ریالی سفر و بلیت هواپیمایی و بخش دیگری از آن که شامل هزینه جلسات آموزشی، هزینه های اداری کارگزاران، مدیر و معاون  راهنما می باشد طی قبض مابه‌التفاوت توسط متقاضی در بانک عامل قابل واریز خواهد بود که بر اساس ظرفیت هرگروه/ ایستگاه پروازی/ مقصد/ گروه قیمتی تعیین گردیده است که میبایست برابر قیمت های مصوب دفتر حج و زیارت این جدول در محل ثبت‌نام کارگزار نصبو و قابل رویت باشد.

3- کارگزار زیارتی مجاز به دریافت هیچ گونه وجه نقدی تحت هر عنوانی بابت ثبت‌نام نمی باشد.

تذکر: برخی از گروه ها جهت تهیه و تأمین ساک یک شکل(دراندازه های استاندارد شرکت های هوایی)، البسه و لوازم احرام و طواف و همچنین حمل و نقل از محل سکونت به فرودگاه در داخل کشور و بالعکس بصورت یکجا اقدام می نمایند که در این صورت می باید در جلسات اول نسبت به انتخاب سه نفر نماینده از بین زائرین اقدام و با نظارت آنان هزینه های خرید وسایل مذکور و حمل و نقل محاسبه و دریافت گردد.